Vor Jahrzehnten verfügten noch die meisten namhaften Hersteller in der Medizintechnik über ihre eigene Designabteilung. Das hat sich inzwischen fundamental geändert und so wird heute überwiegend externes Design-Know-how hinzugezogen, wenn es darum geht, ein perfektes Produkt an den Markt zu bringen. In einer Zeit, in der viele Unternehmen das radikale Outsourcing wieder überdenken und sich für die anstehenden Herausforderungen richtig aufstellen wollen, ist es umso wichtiger, die Auswahl des Designpartners sorgfältig und mit der nötigen Weitsicht und Professionalität anzugehen. Heute geht es eher darum einen langfristigen Partner zu gewinnen, statt eine beliebige Dienstleistung einzukaufen.

Dieser Artikel wendet sich sowohl an die Einkaufsabteilung als auch an die jeweilige Fachabteilung, die im konkreten Fall Design-Support benötigt.

Und wie finde ich nun den idealen Designpartner?

Der Pitch ist eine Möglichkeit von vielen, um den richtigen Projektpartner zu finden. Über Suchmaschinen, örtliche Nähe oder den Verband Deutscher Industrie Designer e.V. lassen sich meist schnell geeignete Agenturen finden – und man könnte sich doch einfach genauso schnell festlegen. Das ist aber leider nicht ganz so einfach, denn ähnlich wie beim „Bund fürs Leben“ sind die meisten wichtigen Eigenschaften nicht auf den ersten Blick zu erkennen. Wenn beide Parteien aber bereits ein gutes Stück Zeit und Energie in die Auswahlphase stecken, wird daraus im Idealfall eine langfristige Partnerschaft. Und wirklich gutes Design entsteht nur in einer funktionierenden Partnerschaft.

Im Vergleich zu anderen Verfahren ist ein Pitch die differenzierteste und neutralste Option, um eine Agentur zu finden. Statt einer subjektiven Meinung steht am Ende die objektivierte Bestätigung, dass die ausgewählte Agentur die richtige ist. Wichtig ist dabei auch der Rückhalt im eigenen Unternehmen. Am Auswahlprozess sollten alle beteiligt sein, die am Projekt mitwirken. Der Impulsgeber für den Pitch ist allerdings nicht immer ideal für die Steuerung des Verfahrens. Einen objektiveren Blick hat häufig die Einkaufsabteilung, die sich daher gut als Verantwortliche eignet.

Definition: das ist ein Agentur-Pitch

Wikipedia sagt: Der Agenturpitch ist vereinfacht gesagt eine Präsentation, mit der man sich um einen Auftrag bemüht. Er ist eine der am häufigsten gewählten Methoden von Unternehmen, um eine Agentur auszuwählen. Die Agenturen bemühen sich dabei um einen bestimmten Etat eines Kunden.

Im Bereich des Industrial Design verstehen wir darunter meist eine kleine Testaufgabe zu sportlichen Konditionen, was Honorar und Abgabetermine betrifft, die zwei oder mehr Anbietern gleichartig gestellt wird – und die abschließend objektiviert vom Unternehmen bewertet wird.

Der erste Schritt: Das Briefing

Im ersten Schritt entsteht zunächst mal eine klare Aufgabenstellung. Für vergleichbare Ergebnisse ist es wichtig, dass alle Agenturen die gleichen Informationen bekommen. In einem Briefing müssen Ziel und Zweck des Projekts festgesetzt sein, ebenso wie der Output, den die Agenturen liefern sollen. Was ein gutes Briefing ausmacht, ist in einem weiteren Blogartikel von uns nachzulesen.

Bei der Vorauswahl aus einer Longlist von ungefähr zehn generell geeigneter Agenturen kann der Aufwand niedrig gehalten werden. Eine Agenturpräsentation reicht zu diesem Zeitpunkt vollkommen aus. Die ausgewählten Agenturen werden danach erst ausführlich gebrieft. Spätestens hier ist auch der Zeitpunkt erreicht, an dem ein NDA abgeschlossen wird. Die Konkurrenten an dieser Stelle zusammen zu führen und die Gespräche in der Gruppe zu führen macht nur wenig Sinn. (Video-)Konferenzen in Form eines Kick-Off-Meetings sind effizienter im Austausch zwischen nur zwei Parteien.

Fairness ist das A und O

Die Agenturen müssen über die Pitch-Situation Bescheid wissen. Die Konkurrenten nicht offen preiszugeben beweist Professionalität. Auch wenn ein Unternehmen mit einem der Teilnehmenden schon Erfahrungen gesammelt hat, sollten alle potenziellen Partner die gleichen Chancen bekommen.

In der ersten ideenreichen Phase entsteht noch kein fertiger Entwurf für das Projekt. Mit einer kompakt gefassten Aufgabe zeigen die Designer in zwei bis drei Wochen ihr Können. Zum Teil gehen sie dabei schon über den geforderten Umfang hinaus. Somit bekommt das Unternehmen für vergleichsweise geringe Kosten schon einiges an Input und Inspiration geliefert.

Die Qual der Wahl: Die endgültige Entscheidung

Um die Ergebnisse auszuwerten, setzt das Unternehmen klare Kriterien fest. Dazu gehören harte Fakten wie die genutzten Software-Programme, die Anzahl der Mitarbeiter, die Standorte etc.. Bei den weichen Faktoren können Sympathiepunkte gesammelt und Ideenreichtum belohnt werden. Auch der Designentwurf wird natürlich mit in die Bewertung einbezogen, sollte aber mit den harten und weichen Faktoren auf einer Stufe stehen. Hier darf man nicht vergessen: In diesem für alle Seiten sportlichen Verfahren wird ein sehr schneller Entwurf angefertigt, der aber erstmal nur die Grundlage für weitere Arbeiten bildet. Nach erfolgreichem Auswahlverfahren wird in der Regel noch einmal neu angesetzt.

Zum guten Ton gehört auch ein Abschlussgespräch für alle Teilnehmenden. So war der Pitch auch für die Unterlegenen nicht umsonst und das Feedback können sie beim nächsten Versuch berücksichtigen. Der Gewinner sollte allerdings nicht im Feedback-Gespräch verkündet werden. Professionalität bedeutet hier auch wieder Diskretion.

Um es kurz zu fassen: Es lohnt sich. Ein gut gemachter Pitch bringt zwar etwas mehr Aufwand mit sich, aber erzeugt auch einen großen Nutzen.

Was sind Ihre Erfahrungen mit Pitches? Auch wenn wir natürlich klar auf der Anbieterseite stehen, beraten wir Sie gern zum Thema Pitch.

Praxistipps von Design Consultant Markus Wild:

• Alle wichtigen Stakeholder in das Auswahlverfahren einbeziehen.
• Alle wesentlichen Aspekte bewerten, die für die zukünftige Zusammenarbeit relevant sind. Harte und weiche Faktoren, allgemeine und die Aufgabe betreffende. Das kann leicht zu einer Excel-Datei mit 30 Zeilen werden, aber es lohnt sich.
• Sportliche Rahmenbedingungen setzen, sowohl finanziell wie terminlich.
• Fairen Wettbewerb möglich machen und keinen Anbieter besonders behandeln.
• Diskretion zwischen den Anbietern wahren.

Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen, aber er zahlt sich über die intensive, langjährige Partnerschaft mit der Agentur vielfach aus. Probieren Sie es doch einfach mal aus!